Tekilleştirilmiş Optik Ürünlerin TİTUBB’dan ÜTS’ye Aktarımı Hakkında Duyuru
Tıbbi cihazların kayıt sürecinde 12 Haziran 2017 tarihinde Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası (TİTUBB) kapatılarak yerine Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kullanılmaya başlanmıştır. “Optik Tıbbi Cihaz Firmalarının Hareket Bildirimlerine İlişkin Duyuru” ile de optik ürünlerle ilgili tekil takip ve hareketlilik modüllerinin kullanımının 11 Eylül 2017 tarihinde başlatılacağı bildirilmiştir.
Mevcut durumda optik ürünlerin tekil hareket süreçlerinin yalnızca ÜTS üzerinden yürütülmesi planlanmaktadır. Bu kapsamda optisyenlik müesseseleri tarafından TİTUBB’da tekilleştirilmiş ve hala stoklarında bulunan ürünlere ait karekod bilgilerinin aşağıda ifade edildiği şekilde hazırlanması ve 16 Nisan 2021 tarihine kadar ilgili dokümanın ÜTS’ye yüklenmesi gerekmektedir. Bu işlemi gerçekleştirmek için:
- Ürün Hareketleri menüsü altında yer alan “TİTUBB’dan Aktarılmak İstenen Tekil Ürünler” sayfası açılarak Toplu Ekle butonu aracılığıyla açılacak sayfada bulunan Örnek Excel Şablonu doldurularak, yine aynı sayfadan doldurulan excel ilgili ekranda yüklenmeli ve gönderilmelidir.
- Örnek Excel Şablonu’nda sadece karekod bilgisinin girilmesi için Eşsiz Kimlik kolonu yer almaktadır. Başka bir kolon eklenmemesi gerekmektedir.
- Karekod için farklı firmalar farklı ayraçlar kullanabilmektedir, kullandığınız ayraçlar varsa bunun için gerekli düzeltmeyi de sisteme yüklemeden yapmanız gerekmektedir. Sisteme yükleme yaptıktan sonra karekod bilgisinden ürün numarası, seri numarası, LOT numarası, üretim tarihi, son kullanma tarihi gibi bilgiler ayrıştırılmaktadır.
- Eğer ayrıştırma işlemi başarılı olmuşsa listeleme ekranından bu bilgiler tarafınızca teyit edilebilir.
- Ayrıştırma işleminde hata varsa, hatalı kaydın silinip, karekod bilgisinin düzeltilerek tekrar excel ile eklenmesi sağlanabilir.
- Listeleme ekranında ürün numarası, seri numarası ve LOT numarası ile ilgili bilgiler kontrol edilerek uygun durumda olmayan kayıtlar silinebilir.
- Herhangi bir aşamada sorun yaşanması halinde ÜTS uygulama üzerinden talep yoluyla bu sorunların tarafımıza iletilmesi halinde gerekli bilgilendirme talep üzerinden yapılacaktır.
Yukarıda ifade edilen işlemler takip edilerek yüklenen excel dosyaları Kurum tarafından incelenecek olup GS1 standartlarına uygun olmayan karekodlar ile optisyenlik müesseseleri tarafından mükerrer olarak iletilen karekodların ÜTS ye aktarımı ilk aşamada sağlanmayacaktır.
Gerçekleştirilen incelemeler neticesinde aktarımı sağlanamayan karekod bilgileri tarafınıza sistem üzerinden bildirilecektir. Halihazırda stoklarınızda olup TİTUBB’da tekil bilgisi bulunan ürünlerin aktarımı sağlanmakla birlikte Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) faturalandırma süreçleri de dahil olmak üzere tüm işlemler sadece ÜTS üzerinden devam edecektir. Bu süreçte İl Sağlık Müdürlüğü denetimlerinde de artık stoklarınızda bulunan ürünler ile ÜTS deki stok bilgilerinin uyumlu olmasına ilişkin kontroller de yapılacaktır.
Bu sebeple tarafınızca SGK’ye faturalandırmaksızın doğrudan vatandaşa satılan ancak ÜTS üzerinde tüketiciye verme bildirimi ile çıkışını gerçekleştirmediğiniz ürünlerin belirlenerek tüketiciye verme bildirimi yapmak suretiyle çıkış işleminin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu işlemleri gerçekleştirmek adına; halihazırda ÜTS üzerinde bulunan stokların görülebilmesi için Ürün Hareketleri -Ayrıntılı Sorgulama – Tekil Ürün Sorgula işlemleri takip edilerek ilgili ekranın sağ üst köşesinde yer alan “Tekil Ürünlerimi Excele Aktar” butonu ile optisyenlik müessesi üzerinde görünen tekil ürün listesinin gün içinde talebi yapan kişinin sistemde kayıtlı e-posta adresine gönderilmesi sağlanacaktır.
İlgili listenin e-posta yolu ile iletilebilmesi için listeyi talep eden kişinin ÜTS’de kullanıcı adı alanının altında yer alan Hesap Bilgilerim -İletişim Bilgilerini Güncelle ekranında “Sistem mesajları e-posta olarak gelsin” seçeneği işaretlenmiş olması gerekmektedir. Hem TİTUBB stok aktarım işlemlerinin tamamlanması hem de optisyenlik müesseseleri tarafından mevcut stokları ile ÜTS stoklarını eşleştirmeleri çalışmaları ile birlikte tüm tekil süreçlerin doğru ve düzenli bir şekilde gerçekleştirilmesi gerekmektedir.