Ürün Takip Sisteminin Yeni Sürümü (UTS-v9.7.0) Yayınlandı

Yeni Eklenen Özellikler/Gereksinim Değişiklikleri

  • TIBBİ CİHAZ
    • Herhangi bir belge veya ürünle ilişkisi olmayan Temel UDI-DI bilgisinin silinebilmesi sağlandı.
    • MDR tıbbi cihazlar için Serbest Satış Sertifikası başvurusu oluşturulabilmesi sağlandı.
  • ÜRÜN HAREKETLERİ
    • MDR kapsamında eklenen iş kuralları uygulamaya yansıtıldı.
  • PGD
    • Dosyayla ilişkilendirilmiş raporların durumunda bir değişiklik olduğunda dosya hareketlerine yansıtılması sağlandı.
    • Değerlendirici notu kısmında bir değişiklik olduğunda dosya hareketlerine yansıtılması sağlandı.

İyileştirmeler

  • TIBBİ CİHAZ
    • MDR tıbbi cihazda bulunan “Ürün, yasal imalatçısı tarafından başka bir imalatçıya mı ürettirildi?” alanı için bilgi mesajı eklendi ve girilen İmalatçı Firma bilgilerinin gizliliği sağlandı.
    • Kullanma kılavuzu güncelleme ekranına MDR’a geçirilen cihaz için güncelleniyorsa, yeni belge eklemesi konusunda uyarı mesajı eklendi.
    • Cihaz inceleme işlemlerinde performans iyileştirmesi yapıldı.
    • Uygunluk Beyanlarındaki Belgedeki Ürün(ler)e Ait Teknik Doküman dosyasının silinebilmesi sağlandı.
  • KLİNİK MÜHENDİSLİK
    • Eğitim merkezi tarafınca kalibrasyon eğitim alanlarının güncellenebilmesi sağlandı.
    • Kalibrasyon kuruluşuna personel ekleme başvurusunda işlem geçmişi iyileştirildi.

Giderilen Hatalar

  • TIBBİ CİHAZ
    • Kalite Yönetim Belgesi inceleme sırasında ortaya çıkan hata giderildi.
    • AB Uygunluk Beyanı güncellemeye engel olan temel UDI-DI hatası giderildi.
    • İsminde özel karakterler olan ürünleri içeren doğrudan temin bildirimleri için sakla işlevinin çalışmaması problemi giderildi.
  • PGD
    • Tıbbi Cihaz PGD ve Uyarı İstatistikleri sayfasındaki Tıbbi Cihaz PGD ve Uyarı Mevzuata Göre Ürün İstatistikleri kısmındaki verilerdeki hata düzeltildi.
  • KOZMETİK
    • Kozmetik Ürün Listele sayfasındaki kritere göre ürün bilgi formatında excele aktar işlevindeki hata giderildi.

Diğer (Türü “Task” Olan İşler)

  • TİTCK’nın talebi doğrultusunda çeşitli veri düzeltmeleri yapıldı.
  • TİTCK’nın talebi doğrultusunda çeşitli istatistikler çıkarıldı.

YENİ TIBBİ CİHAZ DÜZENLEMELERİNİN YÜRÜRLÜĞE GİRMESİ HAKKINDA DUYURU

(AB) 2017/745 sayılı “Tıbbi Cihaz Tüzüğü (MDR)” ile (AB) 2017/746 sayılı “İn Vitro Tanı Tıbbi Cihazları Tüzüğü (IVDR)”ne tam uyumlu olarak hazırlanan “Tıbbi Cihaz Yönetmeliği” ve “İn Vitro Tanı Amaçlı Tıbbi Cihaz Yönetmeliği” Resmî Gazete’de yayımlanmıştır. Bu minvalde;

  • (AB) 2017/745 sayılı Tıbbi Cihaz Tüzüğü’ne tam uyumlu olarak hazırlanan “Tıbbi Cihaz Yönetmeliği”, 2 Haziran 2021 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanmış olup 26 Mayıs 2021 tarihinden itibaren geçerli olacak şekilde yürürlüğe girmiştir.
  • (AB) 2017/746 sayılı “İn Vitro Tanı Tıbbi Cihazları Tüzüğü’ne paralel olarak hazırlanan “İn Vitro Tanı Amaçlı Tıbbi Cihaz Yönetmeliği” ise, 2 Haziran 2021 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanmış olup ilgili Yönetmelik 26 Mayıs 2022 tarihinden itibaren yürürlüğe girecektir.

Yönetmelikler hakkında daha detaylı bilgileri içeren dökümanı indirmek için tıklayınız.

Tıbbi Cihaz Teknik Servis Sağlayıcılarının, İlgili Teknik Personelin ve Sağlık Hizmet Sunucularının Dikkatine Duyuru

Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) tarafından 4 Ocak 2021 tarihinde yayımlanan “Tıbbi Cihaz Teknik Servis Sağlayıcılarının ve İlgili Teknik Personelin Kaydına İlişkin 2020/6 Sayılı Genelge Hükümlerinin Uygulanmasına İlişkin Kılavuz (Versiyon No:2)” güncellenmiştir.

Okumaya devam et “Tıbbi Cihaz Teknik Servis Sağlayıcılarının, İlgili Teknik Personelin ve Sağlık Hizmet Sunucularının Dikkatine Duyuru”

Birleşik Krallık’ın Avrupa Birliği Üyeliğinden Ayrılmasına (BREXİT) İlişkin Geçiş Dönemi Sonrasında Yürütülecek Uygulama Hakkında 2021/KK-1 Sayılı Duyuruyu Tadil Eden Duyuru (2021/KK-2)

Birleşik Krallık’ın Avrupa Birliği üyeliğinden ayrılmasına ilişkin geçiş dönemi ile ilgili olarak, 01/02/2020 tarihli ve 31026 Sayılı Resmî Gazete’de “Birleşik Krallık’ın Avrupa Birliği Üyeliğinden Ayrılmasına İlişkin Geçiş Dönemi” adlı ve 2020/1 Sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi yayınlanmıştır. Söz konusu Cumhurbaşkanlığı Genelgesi’nde, “Büyük Britanya ve Kuzey İrlanda Birleşik Krallığı’nın Avrupa Birliği ve Avrupa Atom Enerjisi Topluluğu’ndan Çekilmesine Dair Anlaşma (Çekilme Anlaşması)” uyarınca; mezkur Anlaşma’nın yürürlüğe gireceği tarihten, taraflar arasında aksine bir düzenleme yapılmaması halinde, 31 Aralık 2020 tarihine kadar sürecek olan geçiş dönemi öngörülmektedir.” ifadeleri yer almaktadır.

İlgili Genelgeye istinaden, BREXİT sürecinden etkilenen onaylanmış kuruluşlar tarafından düzenlenmiş olan belgelerin ve bu belgelerin kapsamındaki tıbbi cihazların ÜTS’deki kayıt ve değerlendirme işlemleriyle ilgili olarak 15/01/2021 tarihli “2021/KK-1 Sayılı Birleşik Krallık’ın Avrupa Birliği Üyeliğinden Ayrılmasına (BREXİT) İlişkin Geçiş Dönemi Sonrasında Yürütülecek Uygulama Hakkında Duyuru” adlı Duyuru yayınlanmıştır ve ilgili Duyuru hali hazırda yürürlükte durumundadır.

Yukarıda bahsedilen 2021/KK-1 Sayılı Duyuru kapsamında, BREXIT sürecinden etkilenen ve Birleşik Krallık’ta yerleşik olan 0086 numaralı “British Standard Institute (BSI) Assurance UK Ltd”, 0088 numaralı “Lloyd’ Register Quality Assurance Ltd”, 0120 numaralı “SGS United Kingdom Limited” ve 0843 numaralı “UL International (UK) Ltd” adlı onaylanmış kuruluşların ÜTS kayıtları 07/02/2021 tarihinde pasif hale getirilmiş olup, ilgili onaylanmış kuruluşlar tarafından tıbbi cihaz firmalarına düzenlenen EC sertifikası kayıtlarına, başka bir onaylanmış kuruluş tarafından düzenlenmiş güncel ve geçerli bir EC sertifikasıyla güncellenmesi amacıyla, 60 günlük süre tanınmıştır. ÜTS üzerinden tanınan söz konusu süre 08/04/2021 tarihinde dolmuş olup, ÜTS’deki kaydı başka bir onaylanmış kuruluş tarafından düzenlenmiş güncel ve geçerli EC sertifikasıyla güncellenmeyen belge kayıtları ve ilgili belgelere bağlı olan tıbbi cihaz kayıtları ÜTS’de ret durumuna düşmüştür.

BREXIT süreci dahilinde Birleşik Krallık’ta yerleşik olan ve yukarıda bahsedilen onaylanmış kuruluşlardan belgelendirilmiş tıbbi cihazlardan 01/01/2021’den önce piyasaya arz edilmiş ve Birleşik Krallık’ta yerleşik olanlar haricinde başka bir onaylanmış kuruluşa dosya transferini tamamlamış tıbbi cihazların etiketlerinde veya kullanım kılavuzlarında Birleşik Krallık’ta yerleşik bir onaylanmış kuruluştan alınmış numara bulunanların ülkemiz piyasasına arzında AB ile yeknesak bir uygulama gerçekleştirilmesi amacıyla, 2021/KK-1 Sayılı Duyuru’nun bazı hükümlerinin tadil edilmesi ihtiyacı doğmuştur. Bu bağlamda, BREXIT sürecinden etkilenen ve Birleşik Krallık’ta yerleşik olan onaylanmış kuruluşlar tarafından tıbbi cihaz firmalarına düzenlenen EC sertifikaları ve bu belgelere bağlı tıbbi cihaz kayıtlarının değerlendirilmesi ile ilgili olarak aşağıdaki usul ve esaslar uygulanacaktır:

  1. Bu Duyurunun yayınlanmasıyla birlikte, 15/01/2021 tarihli “2021/KK-1 Sayılı Birleşik Krallık’ın Avrupa Birliği Üyeliğinden Ayrılmasına (BREXİT) İlişkin Geçiş Dönemi Sonrasında Yürütülecek Uygulama Hakkında Duyuru” adlı duyuru yürürlükten kaldırılmıştır.
  2. 08/04/2021 tarihine kadar, ÜTS üzerinden üretim ya da ithalat bildirimi yapılarak tekilleştirilmiş olan tıbbi cihazların hareketlerinde herhangi bir kısıtlamaya gidilmeyecektir. Buna karşılık, 08/04/2021 tarihi sonrasında yapılacak olan tekil
    ürün bildirimleri öncesinde, eğer ilgili süre içerisinde güncel ve geçerli belge ile güncelleme yapılmadığından ret durumuna düşmüş ise, söz konusu tıbbi cihaz ve bağlı olduğu belge kayıtlarının güncellenmesi ve kayıtlı duruma getirilmesi gerekecektir.
  3. Birleşik Krallık’ta yerleşik olanlar haricinde başka bir onaylanmış kuruluş tarafından düzenlenmiş güncel ve geçerli EC sertifikasıyla güncellenmemesi nedeniyle 08/04/2021 tarihinden sonra ÜTS’deki kaydı düşen tıbbi cihazların hali hazırda yürürlükte olan Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri (93/42/EEC veya 98/79/EC veya 90/385/EEC) kapsamında yeni onaylanmış kuruluşu tarafından düzenlenen güncel ve geçerli EC sertifikasının / EC sertifikalarının sisteme kaydedilmeleri sonrasında, söz konusu tıbbi cihazlar için kayıt başvurusu yapılması halinde, ilgili tıbbi cihazla ilişkilendirilmiş olan EC sertifikası / EC sertifikaları ile uygunluk beyanı, etiket, kullanma kılavuzu ve benzeri diğer teknik dokümanlar arasındaki onaylanmış kuruluş numaralarının ve AB yetkili temsilcisi bilgilerinin farklı olması
    ile ilgili uyumsuzluklar kayda esas değerlendirmeye alınmayacaktır.
  4. (3) numaralı maddede belirtilen uygulama, 08/04/2021 tarihine kadar Birleşik Krallık’ta yerleşik onaylanmış kuruluşlar tarafından düzenlenen EC sertifikası kayıtlarının başka bir onaylanmış kuruluş tarafından düzenlenmiş güncel ve geçerli bir EC sertifikasıyla güncellenmesi nedeniyle ÜTS’deki kayıtları düşmeyen tıbbi cihaz kayıtlarının Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri (93/42/EEC veya 98/79/EC veya 90/385/EEC) kapsamına göre herhangi bir nedenle güncellenmesi durumunda da geçerlidir.
  5. Ülkemizin (AB) 2017/745 sayılı Tıbbi Cihaz Regülasyonunu (MDR) uyumlaştırabilmesi halinde ise, söz konusu tıbbi cihazların bu Regülasyon kapsamında belgelendirilmelerine müteakip ÜTS’de MDR kapsamında yapılacak tıbbi cihaz kayıt başvurularında söz konusu tıbbi cihazla ilişkilendirilmiş olan AB sertifikası / AB sertifikaları ile AB uygunluk beyanı, etiket, kullanma kılavuzu ve benzeri diğer teknik dokümanlar arasındaki onaylanmış kuruluş numaralarının ve AB yetkili temsilcisi bilgilerinin farklı olması ile ilgili uyumsuzluklar kayda esas olarak değerlendirmeye alınacaktır. Bu minvalde, ilgili belgeler ve etiket arasında yukarıda bahsedilen hususlarda farklılıklar bulunması durumunda, söz konusu tıbbi cihaz başvurusu, başvuruya konu olan tıbbi cihazın mevcut ÜTS kaydının durumuna göre, olumsuz (ret/revizyon) şekilde sonuçlandırılacaktır.

Tekilleştirilmiş Optik Ürünlerin TİTUBB’dan ÜTS’ye Aktarımı Hakkında Duyuru

Tıbbi cihazların kayıt sürecinde 12 Haziran 2017 tarihinde Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası (TİTUBB) kapatılarak yerine Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kullanılmaya başlanmıştır. “Optik Tıbbi Cihaz Firmalarının Hareket Bildirimlerine İlişkin Duyuru” ile de optik ürünlerle ilgili tekil takip ve hareketlilik modüllerinin kullanımının 11 Eylül 2017 tarihinde başlatılacağı bildirilmiştir.

Mevcut durumda optik ürünlerin tekil hareket süreçlerinin yalnızca ÜTS üzerinden yürütülmesi planlanmaktadır. Bu kapsamda optisyenlik müesseseleri tarafından TİTUBB’da tekilleştirilmiş ve hala stoklarında bulunan ürünlere ait karekod bilgilerinin aşağıda ifade edildiği şekilde hazırlanması ve 16 Nisan 2021 tarihine kadar ilgili dokümanın ÜTS’ye yüklenmesi gerekmektedir. Bu işlemi gerçekleştirmek için:

  • Ürün Hareketleri menüsü altında yer alan “TİTUBB’dan Aktarılmak İstenen Tekil Ürünler” sayfası açılarak Toplu Ekle butonu aracılığıyla açılacak sayfada bulunan Örnek Excel Şablonu doldurularak, yine aynı sayfadan doldurulan excel ilgili ekranda yüklenmeli ve gönderilmelidir.
  • Örnek Excel Şablonu’nda sadece karekod bilgisinin girilmesi için Eşsiz Kimlik kolonu yer almaktadır. Başka bir kolon eklenmemesi gerekmektedir.
  • Karekod için farklı firmalar farklı ayraçlar kullanabilmektedir, kullandığınız ayraçlar varsa bunun için gerekli düzeltmeyi de sisteme yüklemeden yapmanız gerekmektedir. Sisteme yükleme yaptıktan sonra karekod bilgisinden ürün numarası, seri numarası, LOT numarası, üretim tarihi, son kullanma tarihi gibi bilgiler ayrıştırılmaktadır.
  • Eğer ayrıştırma işlemi başarılı olmuşsa listeleme ekranından bu bilgiler tarafınızca teyit edilebilir.
  • Ayrıştırma işleminde hata varsa, hatalı kaydın silinip, karekod bilgisinin düzeltilerek tekrar excel ile eklenmesi sağlanabilir.
  • Listeleme ekranında ürün numarası, seri numarası ve LOT numarası ile ilgili bilgiler kontrol edilerek uygun durumda olmayan kayıtlar silinebilir.
  • Herhangi bir aşamada sorun yaşanması halinde ÜTS uygulama üzerinden talep yoluyla bu sorunların tarafımıza iletilmesi halinde gerekli bilgilendirme talep üzerinden yapılacaktır.

Yukarıda ifade edilen işlemler takip edilerek yüklenen excel dosyaları Kurum tarafından incelenecek olup GS1 standartlarına uygun olmayan karekodlar ile optisyenlik müesseseleri tarafından mükerrer olarak iletilen karekodların ÜTS ye aktarımı ilk aşamada sağlanmayacaktır.

Gerçekleştirilen incelemeler neticesinde aktarımı sağlanamayan karekod bilgileri tarafınıza sistem üzerinden bildirilecektir. Halihazırda stoklarınızda olup TİTUBB’da tekil bilgisi bulunan ürünlerin aktarımı sağlanmakla birlikte Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) faturalandırma süreçleri de dahil olmak üzere tüm işlemler sadece ÜTS üzerinden devam edecektir. Bu süreçte İl Sağlık Müdürlüğü denetimlerinde de artık stoklarınızda bulunan ürünler ile ÜTS deki stok bilgilerinin uyumlu olmasına ilişkin kontroller de yapılacaktır.

Bu sebeple tarafınızca SGK’ye faturalandırmaksızın doğrudan vatandaşa satılan ancak ÜTS üzerinde tüketiciye verme bildirimi ile çıkışını gerçekleştirmediğiniz ürünlerin belirlenerek tüketiciye verme bildirimi yapmak suretiyle çıkış işleminin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu işlemleri gerçekleştirmek adına; halihazırda ÜTS üzerinde bulunan stokların görülebilmesi için Ürün Hareketleri -Ayrıntılı Sorgulama – Tekil Ürün Sorgula işlemleri takip edilerek ilgili ekranın sağ üst köşesinde yer alan “Tekil Ürünlerimi Excele Aktar” butonu ile optisyenlik müessesi üzerinde görünen tekil ürün listesinin gün içinde talebi yapan kişinin sistemde kayıtlı e-posta adresine gönderilmesi sağlanacaktır.

İlgili listenin e-posta yolu ile iletilebilmesi için listeyi talep eden kişinin ÜTS’de kullanıcı adı alanının altında yer alan Hesap Bilgilerim -İletişim Bilgilerini Güncelle ekranında “Sistem mesajları e-posta olarak gelsin” seçeneği işaretlenmiş olması gerekmektedir. Hem TİTUBB stok aktarım işlemlerinin tamamlanması hem de optisyenlik müesseseleri tarafından mevcut stokları ile ÜTS stoklarını eşleştirmeleri çalışmaları ile birlikte tüm tekil süreçlerin doğru ve düzenli bir şekilde gerçekleştirilmesi gerekmektedir.